ORGANIZIRANJE EVENTA I MJERENJE NJEGOVOG USPJEHA

19. svibnja, 2022.

Uspješan event rezultat je predanog rada, truda i upornosti cijelog tima ljudi koji su sudjelovali u organizaciji.

Vrijeme čitanja: 6 min

Neke od najboljih noći u tvom životu (pritom mislimo na koncerte, festivale, predstave, itd.), rezultat su predanog rada, truda i upornosti cijelog tima ljudi koji su sudjelovali u organizaciji. Zbog svoje nepredvidivosti i velike ovisnosti o vanjskim faktorima, event management je jako dinamična disciplina koju je vrlo teško definirati na pravi način. Svaki se event razlikuje od onog prethodnog: po vrsti, trajanju, publici, kompleksnosti organizacije, itd. Mi ćemo pokušati predstaviti definiciju event managementa za koju smatramo da obuhvaća sve ono što jedan event manager radi.

Event management je proces planiranja, organiziranja, usmjeravanja i koordinacije svih procesa i ljudi potrebnih za organiziranje uspješnog eventa.

Slika 1.

ORGANIZIRANJE EVENTA


Proces organiziranja eventa počinje puno ranije nego što misliš. Na puno se stvari mora misliti, a u tekstu koji slijedi, predstavit ćemo ti korake koji bi se trebali poduzeti kako bi tvoj event bio uspješan!

I.
Imaš ideju za event. Super! Međutim, između ideje i uspješne realizacije, potrebno je poduzeti nekolicinu akcija kako bi event bio uspješan. Prvenstveno, potrebno je provesti vrlo temeljito istraživanje tržišta (zainteresiranosti/zasićenosti publike), opcija slobodnih mjesta održavanja, cijene najma prostora održavanja, itd. Na temelju istraživanja koje si proveo/la, postavi si realne i jasne ciljeve oko kojih ćeš krojiti svoju svaku sljedeću akciju. Sada kada si istražio tržište, postavio/la ciljeve, potrebno je odrediti budžet i sve staviti na papir (ili Excel tablicu)!

II.
Okej, sad imaš sve. Znaš koliki ti je budžet, gdje će se event dogoditi, koliko ljudi maksimalno/minimalno možeš primiti, itd. Krećeš s koracima realizacije eventa – ganjaš sponzore, okupljaš tim, planiraš promotivne aktivnosti, puštaš ulaznice u prodaju.

III.
Iiiii, event se događa! Ljudi pristižu – i sve prolazi super! Ali čekaj, još nije vrijeme da se zavališ u fotelju – tvoj posao nije gotov nakon što je event završio. Upravo nakon završenog eventa, potrebno je izmjeriti uspješnost istoga. Uspješnost svakog projekta moguće je izmjeriti na temelju postavljenih KPI-eva (key performance indicators).

KPI je unaprijed postavljena mjerljiva vrijednost koja pokazuje koliko se uspješno i učinkovito ostvaruju zadani poslovni ciljevi. Obzirom da je organizacija eventa kompleksan proces, zaista je potrebno pomno pratiti unaprijed postavljene indikatore uspješnosti.

Slika 2.

MJERENJE USPJEHA EVENTA

Poučeni bogatim iskustvom suradnje sa mnogim event organizatorima, ovo su KPIevi koje smo koristili kako bi odredili koliko je naš event uspješan. U nastavku slijedi popis KPIeva koji bi mogao/la uzeti u obzir kada mjeriš uspješnost svog eventa.

Audience Event Awareness


Koliko je ljudi kliknulo na email newsletter koji si poslao/la, koliko je ljudi reagiralo na post podijeljen na društvenim mrežama, a koliko je ljudi uopće vidjelo vijest o tvom eventu? Sve su to metrike koje se u cilju mjerenja uspješnosti ovog KPIa mogu i moraju unaprijed postaviti i adekvatno mjeriti kako bi rezultat bio realan i istinit.

Koliko je resursa utrošeno u promotivne aktivnosti ovog eventa?
Vrlo je jasno da će uspješnost prodaje ulaznica za tvoj event biti puno veća ako imaš neograničen budžet za promidžbu, međutim, to najčešće nije tako. Potrebno je kalkulirati, balansirati i pregovarati kako bi za što manji iznos novaca dobio najveću moguću promidžbu eventa. Jesi li unutar postavljenih financijskih okvira? Koliko je financijskih resursa poteklo od tvojih vlastitih investicija, a koliko od sponzora?

Broj sponzora i partnerstva
Koliko je sponzora i partnerstva bilo potrebno da bi se tvoj event realizirao? Više manjih pokrovitelja ili manje većih? Koji je omjer financijskih investicija u eventu koji si organizirao/la?

Postotak prodanih ulaznica

Nakon što su ljudi postali svjesni održavanja tvog eventa, bitno je mjeriti konverzije – prodane ulaznice. Ukupan broj prodanih ulaznica potrebno je usporediti sa ciljanim brojem prodanih ulaznica. Npr, kako bi se podmirili svi troškovi organizacije te ostvarila dobit u određenom željenom iznosu, potrebno je prodati XY% ulaznica. Je li target postignut?

Broj gratis ulaznica
Iako se čini da je prodati ulaznice najvažniji pokazatelj uspješnosti tvog eventa, to ipak nije tako. Katkad se uspjeh mjeri eksponencionalno i polako. Trud koji uložiš danas, mogao bi ti se isplatiti nekad u budućnosti! Podizanje svijesti o tvom eventu, katkad nije moguće napraviti samo putem klasičnih promotivnih aktivnosti. Gratis ulaznice su često pravi način da svijest o svom eventu podigneš na razinu više! Networking goes a long way. 🙂

Brzina prodaje ulaznica
Ulaznice su puštene u prodaju i to je jako kul! Međutim, kojoj se brzinom prodaju? Bilo bi idealno da event možeš planirati toliko unaprijed da stigneš prodati sve do posljednje ulaznice. U stvarnosti, taj je rok uobičajeno puno kraći (iako i to ovisi o vrsti eventa i samom organizatoru). Uspješnost ovog KPIa vrlo često ovisi o raznim faktorima, poput kvalitete marketinških aktivnosti koje su poduzete kako bi se event promovirao među ciljanom publikom.

Analiza publike

Zaroni u svoju publiku i razmišljaj na jučer – danas – sutra način. Tko se od tvoje publike vraća (ukoliko si event organizirao i ranije), koliki je postotak publike potpuno nov?

Media impact – kakav impact tvoj event ima u medijima prije i poslije (zadovoljstvo publike prije, tijekom i nakon eventa)
Preporučuje li se event na društvenim mrežama? Priča li se o tvom eventu? Je li dojam pozitivan ili negativan?

Zadovoljstvo zaposlenika na eventu
Nakon održanog eventa, provedi kratku anketu unutar svog tima kako bi stekao/la ideju o tome kako su se zaposlenici osjećali na projektu. Ova će ti metrika dati velika saznanja o tome što bi se eventualno sljedeći put moglo napraviti bolje!

Pretpostavke o eventu koje su se pokazale točnima
Prije i tijekom organizacije samog eventa, pretpostavio/la si da će se neke situacije razviti u određenim smjerovima – a tako je i bilo, za većinu njih. Što s onima koje nisu? Koliko si dobar Vakula? 🙂

Samoevaluacija
Preispitaj samog/samu sebe u svim aspektima procesa.

Bruto prihod
Kompariraj bruto ostvareni prihod sa prethodnim eventima sličnog tipa i donesi zaključke. Jesi li se raspištoljio? Bez koje se stavke se sljedeći put može? A bez koje se ne može?

ROI
Koliki ti se postotak od ukupno uloženog vratio?

KEY TAKEAWAYS.

Neovisno o tipu eventa koji organiziraš, temeljita priprema uvijek prethodi kvalitetnoj koordinaciji i izvršenju plana. Nemoj preskakati korake, jer postoji velika mogućnost da ti baš taj zafali pred kraj samog eventa. Kao što event planning počinje puno prije samog eventa, isti nije gotov nakon eventa, nego traje čak i nakon što event završi. Potrebno je napraviti evaluaciju kako bi se za sljedeći pripremio još i bolje. E, i nemoj se ograničavati samo na ove KPI-jeve jer ciljevi svakog događaja mogu varirati.

Trebaš savjet u vezi organizacije eventa – Entrio tim je tu za tebe! Javi nam se! 🙂 

Slika 3.


Piše: Jana Maljoku

event-kpis
event-management
uspjesnost-eventa
Podijeli: Kopirano