Družiš se s ekipom i odjednom ti se upali žaruljica iznad glave. Naravno, ona dobra stara industrijska sa žarnom niti za poboljšani dojam, ništa ove LED štedne. Imaš fantastičnu ideju. …
Vrijeme čitanja: 10
Družiš se s ekipom i odjednom ti se upali žaruljica iznad glave. Naravno, ona dobra stara industrijska sa žarnom niti za poboljšani dojam, ništa ove LED štedne. Imaš fantastičnu ideju. Želiš organizirati svoj prvi događaj! Uzbudljivo ti je jer je novo, a očito se u toj industriji može i dobro zaraditi. Gotovo je, you’re doing it! Samo… Bez dobre pripreme, event se može pretvoriti u noćnu moru. Kako da ti se to ne dogodi?
Znamo da organizacija prvog eventa može biti izvor adrenalina, ali i njegovog rođaka – kortizola, hormona stresa. Svaki organizator želi da sve prođe glatko, da se ulaznice prodaju kao na traci i da publika pamti događaj do kraja života. No stvarnost je malo drukčija – od postavljanja cijene ulaznica i biranja pravog termina do promocije i rješavanja logistike, izazovi su na svakom koraku.
Jedna od najčešćih zabluda je da se u event industriji lako dolazi do zarade. Istina je da iza svakog uspješnog eventa stoje dobro planiranje, ulaganje i puno rada. Bez dobre pripreme, događaj se lako može pretvoriti u financijski promašaj.
Kako bismo ti olakšali prvi korak u organizaciji eventa, razgovarali smo s iskusnim stručnjacima iz ticketing industrije. Donosimo ti najbolje savjete za organizatore događaja koji će ti pomoći da izbjegneš najčešće greške i napraviš uspješan prvi event.
Prvi korak da uspiješ organizirati prvi događaj: odrediti sadržaj i… budžet!
S nama je porazgovarao Timotej Perčić, project manager s dugogodišnjim iskustvom.
Prvi savjet koji je podijelio je da novi organizatori naprave popis troškova i očekivanih prihoda.
Treba složiti koliko ti košta izvođač, koliko ti košta venue, koliko ti košta produkcija. Sve to zbrojiš i prema tome korigiraš cijenu ulaznica.
Na pitanje koje su najčešće greške u koracima na samim počecima organizatorske karijere, Timotej je nabrojao nekoliko situacija.
Najčešće su to previsoke cijene i previše istog sadržaja. Dogodi se i da se ne istražuje konkurencija, pa se dogodi da se u sličnom razdoblju događa pet događaja koji se bore za istu publiku. Potrebno je pripaziti i na datum. Ako je, recimo, vrijeme Valentinova u kojem ljudi pojačano troše, možda u tom tjednu ne treba organizirati veći event.
Drugi korak: snaga promocije
Timotej je prvi u nizu naših sugovornika koji ističe važnost promocije, ali nikako ne i zadnji.
Promocija je isto jako važna jer kupci neće sami doći do tebe u moru drugih informacija kojima su izbombardirani na dnevnoj bazi – moraš ti doći do njih. Barem dok ne stvoriš novi brand. Nemoj se libiti uložiti u promociju. Dobri vizuali su ključni – da na prvu ostanu očarani i potakne im se znatiželja. Potrebno je smisliti i dobar opis eventa.
Dao je i svoju verziju poslovice “prvi mačići se u vodu bacaju”, samo znatno optimističniju i poticajniju.
Ne treba očekivati previše od prvog eventa. Na prvom eventu se gradi ime i imidž te se “ganja nula”. Nula je pozitivna stvar. Treba raditi dalje, truditi se, dovoditi zanimljive izvođače, makar to bili i manji hrvatski bendovi koji još nisu velika imena. Nitko ne želi po sedamstoti put vidjeti isti bend koji nastupa još od osamdesetih.
Treći korak: postaviti dobru i privlačnu cijenu ulaznice
Na važnost cijene ulaznice se nadovezao i Admir Sinani, naš Sales & Account Lead.
Srž priče je – ne promašiti s cijenom ulaznice. Počneš s nižom cijenom ulaznice, nazoveš ju kako god želiš. Može i early bird, može i promo i tu se testira cijena. Ako planiraš konačnu cijenu od 12 €, kreni s nižom promotivnom cijenom (8-10 €) kako bi testirao interes i potaknuo rane kupce. Ako se ulaznice počnu prodavati velikom brzinom, u bilo kojem trenutku možeš proglasiti tu kategoriju rasprodanom i prebaciti preostale ulaznice na višu cjenovnu kategoriju. Ako prodaja ne ide, onda možda cijena nije dovoljno razrađena ili privlačna publici.
Četvrti korak: Dobar opis događaja zlata vrijedi
Marijana Oštrić je project managerica s višegodišnjim iskustvom rada na najrazličitijim događajima, od manjih klupskih večeri do međunarodnih festivala. Ona je istaknula nezaobilaznu stanicu na stranici svakog Entrio događaja – opis događaja koja se ipak često zaobilazi. Ako želiš organizirati prvi događaj, nećeš ga zaobići.
Važno je da je stranica događaja ispunjena sa svim važnim informacijama. Na taj način se olakšava posao i customer supportu i kupcima. U opisu eventa treba jasno stajati o čemu se radi, pogotovo ako je riječ o nekakvom novom partyju s DJ-evima koji nisu nužno najpoznatiji. Dodati o kojim je žanrovima riječ te gdje su izabrani DJ-evi nastupali ranije. Linkovi u opisu eventa također pomažu, a potrebno je i komunicirati je li besplatan ulaz za osobe s invaliditetom, za djecu… Sve dodatne informacije koje bi se mogle ticati samog eventa moraju biti navedene.
Osim opisa događaja, postoji i opis kategorija ulaznice koji može pomoći kupcu pri izboru ulaznice, ali i ubrzati sam proces kupovine.
Ako postoje različite kategorije ulaznica, tipa VIP, early bird, ispod svake bi trebala stajati napomena i opis kategorije – što točno ulaznica uključuje. Npr. uključuje li VIP ulaznica stol, uključuje li piće.
Jednog koraka se organizatori žele poštedjeti, ali Marijana ga ističe kao vrlo važan.
Obavezno, ali obavezno – navesti kontakt organizatora, barem e-mail adresu! Mi kao ticketing platforma ne možemo znati sve, samo smo posrednici u prodaji, zato je važno da se kupci imaju kome obratiti kako bi javnost bila sigurna da je event otvoren i transparentan.
Ako je opis događaja ispunjen svim važnim informacijama, kontaktiranje organizatora bi trebalo biti svedeno na minimum jer će kupci već imati odgovore na sva pitanja. U slučaju poslanih upita kupaca, organizator bi trebao pravovremeno odgovarati.
Peti korak: Poslovna strana događaja
Elena Ružić, project managerica je istaknula ozbiljnu financijsku priču.
Organizatori koji tek kreću u organiziranje često imaju upite vezane za stopu PDV-a. Trebali bi to proći sa svojim poreznim savjetnicima kako bi bili pravovremeno spremni za sve što nosi organiziranje događaja. Ako organizator ima obrt koji nije u sustavu PDV-a, stopa je naravno nula, ali oni koji su u sustavu PDV-a bi se svakako morali konzultirati, ovisno o vrsti događaja.
Šesti korak: Ne možeš organizirati prvi događaj bez promocije
Zrinka Bockovac, naša marketing managerica ozbiljno ističe važnost poslovnog plana te uloge marketinga u tom poslovnom planu.
Jako je bitno da, koliko god se organizator osjećao malim, ima nekakav generalni biznis plan jer sve marketinške aktivnosti moraju proizlaziti iz financijskog i šireg biznis plana. Unaprijed treba imati viziju, popis očekivanih troškova i znati koliko očekuje prihoda.
A koliko bi organizator trebao odvajati na marketinške aktivnosti, bez obzira je li iskusan ili ne?
Od prihoda, postoje neki standardni postoci koji bi se trebali odvajati za marketing. Minimum je 10%, idealno 15%, a ako se može više – još bolje. Početnici su često “one-man band” pa rade jako puno stvari odjednom, što otežava planiranje. S malim i ograničenim budžetima teško je provoditi konkretna testiranja i postići vrhunske rezultate koji garantiraju prodaju ulaznica.
Gdje god se može eliminirati špekulacija, to treba učiniti. Kad sve staviš na papir, možda vidiš da nemaš ni blizu 10% sredstava za marketing – ali tada možeš reagirati na vrijeme. Možeš podići cijenu ulaznica u prihvatljivim okvirima, pronaći sponzore ili osigurati nužni budžet na drugi način.
Zrinka ističe i važnost digitalnih kanala u životnom ciklusu promocije događaja.
U promociji su digitalni kanali dostupni i relativno jeftini u odnosu na tradicionalne medije. Njima treba zadovoljiti barem prvu razinu promocije – da što više ljudi sazna za event. Nakon toga se sužava na ciljnu skupinu kojoj se usmjeravaju promocijske poruke, uz vizuale koji su jasni i efektni. Jasno komuniciranje je ključno. U početku ni ne mora biti savršeno brendirano, bitno je da poruka dopre do publike.
Marketing je potreban od samog početka, a ne samo kao afterthought.
S marketingom treba krenuti na vrijeme – ništa u zadnji tren! Marketing nije slamka spasa za evente kojima ne ide prodaja, već bi trebao biti aktivnost koja prati događaj od samog početka, preko njegove izvedbe, pa čak i nakon završetka.
Kako bi izgledao tl;dr na ovu temu – što ti treba?
Organizacija prvog eventa nije jednostavan zadatak, ali uz dobru pripremu možeš smanjiti faktore koji odmažu uspjehu.
Ključne poruke naših kolega se svode na nekoliko jednostavnih, ali važnih savjeta:
✅ Planiraj. Nemoj improvizirati – izračunaj sve troškove, definiraj realnu cijenu ulaznica i pripremi marketinški budžet.
✅ Nemoj promašiti s cijenom ulaznica. Kreni s promotivnim kategorijama i testiraj potražnju.
✅ Kvalitetna promocija je sve. Digitalni kanali su ti najbolji prijatelji, ali ne zaboravi na atraktivne vizuale i jasan opis eventa. Ti znaš da ti je prvi event, ali nitko drugi to ne mora znati.
✅ Ne oslanjaj se na “last minute” marketing. Kampanju pokreni na vrijeme i gradi hype oko svog eventa.
✅ Ostavi dobar dojam. Prvi event ti možda neće donijeti veliku zaradu, ali ako ga odradiš kako treba, reputacija je tu i publika će ti se vraćati.
Na kraju možda i najvažnije – uči iz svakog eventa!
Svaka odluka koju doneseš sada utječe na tvoju buduću karijeru u event industriji. Ako u startu postaviš dobre temelje, svaki idući event će ti biti lakši, uspješniji – i ono najvažnije, nezaboravan i profitabilan!
Entrio je uvijek uz tebe.
Piše: Franjo Opačak
